คู่มือข้าราชการใหม่: เทคนิคเป็นกรรมการสอบข้อเท็จจริงอย่างถูกต้อง ปลอดภัย ไร้ความเสี่ยงถูกฟ้อง

เมื่อคำสั่งแต่งตั้งมาถึงมือ: ก้าวแรกของข้าราชการใหม่กับงานสอบข้อเท็จจริง

สวัสดีครับน้องๆ และเพื่อนๆ ข้าราชการทุกท่าน เชื่อว่าหลายคนที่เพิ่งรับราชการได้ไม่นาน เมื่อทำงานไปได้สักระยะ หนึ่งในบรรดาแฟ้มเอกสารที่ปลิวมาวางบนโต๊ะทำงานแล้วทำเอาเหงื่อตกที่สุด คงหนีไม่พ้น คำสั่งแต่งตั้งเป็นกรรมการสอบข้อเท็จจริง ไม่ว่าจะเป็นการสอบข้อเท็จจริงเบื้องต้นกรณีมีการร้องเรียน หรือคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริงความรับผิดทางละเมิดเมื่อเกิดความเสียหายแก่ทรัพย์สินของรัฐ

หลายคนพอเห็นชื่อตัวเองในคำสั่งก็เริ่มเกิดอาการนอยด์หรือกังวลไปต่างๆ นานา "เราเพิ่งมาใหม่จะทำได้ไหม?" "ถ้าทำผิดจะโดนฟ้องหรือเปล่า?" หรือ "จะไปขัดขาใครในหน่วยงานไหม?" ผมอยากบอกตรงนี้เลยครับว่า การได้รับแต่งตั้งเป็นกรรมการสอบข้อเท็จจริง ไม่ใช่เรื่องน่ากลัว หากเราเข้าใจหลักการ ขั้นตอน และมีเกราะป้องกันทางกฎหมายที่ถูกต้อง ในฐานะรุ่นพี่ที่ผ่านสนามนี้มาหลายสำนวน วันนี้ผมจะขอมาถ่ายทอดคู่มือปฏิบัติงานฉบับเข้าใจง่าย แต่เจาะลึกทุกประเด็น เพื่อให้น้องๆ ทำงานได้อย่างถูกต้อง เที่ยงธรรม และปลอดภัยจากการถูกฟ้องร้องครับ

ทำความเข้าใจก่อนเริ่ม: "สอบข้อเท็จจริง" ไม่ใช่ "สอบสวนวินัย"

สิ่งแรกที่เราต้องแยกแยะให้ชัดเจนก่อนเริ่มสวมหมวกเป็นกรรมการ คือประเภทของการตรวจสอบในระบบราชการครับ เพราะกรอบอำนาจและระเบียบที่ใช้มีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

• การสอบข้อเท็จจริง (Fact-Finding Investigation): คือขั้นตอนการรวบรวมพยานหลักฐานเบื้องต้น เพื่อหาข้อสรุปว่า "มีเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นจริงหรือไม่" "ใครเป็นผู้กระทำ" และ "มูลเหตุเกิดจากอะไร" มีความเสียหายเกิดขึ้นหรือไม่ โดยที่ยังไม่ได้เป็นการแสวงหาผู้กระทำผิดวินัยอย่างเป็นทางการ แต่เป็นการแสวงหาข้อเท็จจริงเพื่อเสนอผู้มีอำนาจตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไรต่อไป
• การสอบสวนวินัย (Disciplinary Inquiry): คือขั้นตอนทางกฎหมายที่มีการแจ้งข้อกล่าวหาชัดเจน มีผู้ถูกกล่าวหา และมีกระบวนการไต่สวนตามกฎหมายว่าด้วยระเบียบข้าราชการประเภทนั้นๆ เพื่อลงโทษทางวินัย

ดังนั้น เมื่อเราได้รับแต่งตั้งเป็นกรรมการสอบข้อเท็จจริง งานของเราคือ การแสวงหาความจริงอย่างเป็นกลาง ไม่ใช่การจ้องจับผิดหรือหาผู้ต้องหา ขอให้ตั้งสติและยึดหลักนี้ไว้ให้มั่นครับ

5 ขั้นตอนการทำงานสอบข้อเท็จจริงอย่างเป็นระบบและถูกต้องตามระเบียบ

การทำงานสอบข้อเท็จจริงให้คล่องตัวและไม่หลงทาง ต้องมีกระบวนการที่ชัดเจนครับ ผมสรุปมาให้เป็น 5 ขั้นตอนหลักที่น้องๆ สามารถนำไปใช้ตามได้ทันที:

1. อ่านคำสั่งแต่งตั้งและวางกรอบประเด็น (Set Scope)

เมื่อได้รับคำสั่ง สิ่งแรกที่ต้องทำไม่ใช่การเรียกคนมาสอบครับ แต่คือการอ่าน คำสั่งแต่งตั้ง ให้ละเอียด ดูว่าผู้มีอำนาจสั่งให้เราสอบเรื่องอะไร ประเด็นไหน และกำหนดระยะเวลาไว้กี่วัน (โดยทั่วไปมักจะกำหนดไว้ 30 วัน หรือตามที่ระเบียบเฉพาะกำหนด) จากนั้นให้ประชุมคณะกรรมการเพื่อวางแนวทาง กำหนดประเด็นที่ต้องหาคำตอบ เช่น เกิดอะไรขึ้น เมื่อไร ที่ไหน ใครเกี่ยวข้อง และเสียหายเท่าไร

2. รวบรวมพยานหลักฐานทางเอกสารและสถานที่ (Documentary & Physical Evidence)

ก่อนจะเรียกบุคคลมาให้ถ้อยคำ คณะกรรมการควรรวบรวมพยานหลักฐานที่เป็นเอกสารให้แน่นที่สุดก่อนครับ เช่น หนังสือราชการ รายงานการประชุม ใบเสร็จรับเงิน หรือภาพถ่ายสถานที่จริง การมีเอกสารในมือจะทำให้เราเข้าใจบริบทงาน และใช้ตรวจสอบคำให้การของพยานบุคคลได้ว่าพูดตรงกับเอกสารหรือไม่

3. การเรียกพยานและบันทึกถ้อยคำ (Witness Interview)

ขั้นตอนนี้เป็นหัวใจสำคัญ การบันทึกถ้อยคำบุคคลต้องทำด้วยความสุภาพ แต่รัดกุม โดยมีแนวทางปฏิบัติดังนี้:

• ออกหนังสือเชิญหรือเรียกผู้เกี่ยวข้องมาให้ถ้อยคำตามวัน เวลา และสถานที่ที่กำหนด
• แจ้งให้ผู้มาให้ถ้อยคำทราบถึงประเด็นที่จะสอบถาม
• บันทึกคำให้การลงใน "บันทึกถ้อยคำ" โดยใช้ภาษาที่ชัดเจน ตรงตามที่พยานพูด ไม่เสริมแต่งคำพูดเอง
• เมื่อบันทึกเสร็จ ต้องอ่านให้พยานฟัง หรือให้พยานอ่านเอง ก่อนให้พยานลงลายมือชื่อกำกับทุกหน้า รวมถึงคณะกรรมการทุกคนก็ต้องลงชื่อกำกับด้วย

4. การวิเคราะห์ข้อเท็จจริงและข้อกฎหมาย (Fact & Law Analysis)

นำพยานหลักฐานทั้งหมดมาร้อยเรียงกัน (Connect the dots) ชั่งน้ำหนักพยานหลักฐานว่าพยานชิ้นไหนมีความน่าเชื่อถือ พยานเอกสารสอดคล้องกับพยานบุคคลหรือไม่ จากนั้นนำข้อเท็จจริงที่รับฟังได้ไปจับกับกฎหมาย ระเบียบ หรือหนังสือสั่งการที่เกี่ยวข้องว่ามีการปฏิบัติผิดระเบียบหรือไม่อย่างไร

5. จัดทำรายงานสรุปสำนวนเสนอผู้แต่งตั้ง (Reporting)