คู่มือข้าราชการใหม่: เทคนิคเตรียมเอกสารรับการประเมิน ITA ให้ผ่านเกณฑ์ระดับ AA

สวัสดีครับน้องๆ ข้าราชการบรรจุใหม่ทุกคน หากคุณเพิ่งก้าวเข้ามาทำงานในหน่วยงานภาครัฐได้ไม่นาน แล้ววันหนึ่งได้รับมอบหมายคำสั่งแต่งตั้งให้เป็น "คณะทำงานจัดทำข้อมูลรับการประเมิน ITA" ของหน่วยงาน แล้วเกิดอาการมึนตึบ ไม่รู้จะเริ่มต้นตรงไหน เอกสาร OIT คืออะไร ต้องเก็บข้อมูลแบบไหนถึงจะไม่โดนหักคะแนน ผมขอให้น้องๆ สูดหายใจลึกๆ แล้วอ่านบทความนี้จนจบครับ

ในฐานะรุ่นพี่ที่ผ่านสนามการทำเอกสารประเมินคุณธรรมและความโปร่งใสในการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐ (Integrity and Transparency Assessment: ITA) มาหลายรอบ ผมบอกได้เลยว่า ITA ไม่ใช่เรื่องของการ "ผัดวันประกันพุ่ง" หรือ "สร้างภาพ" แต่มันคือระบบการจัดเก็บและเปิดเผยข้อมูลราชการอย่างเป็นระบบ หากเราจับทิศทางถูก ทำตามระเบียบและเกณฑ์ของสำนักงาน ป.ป.ช. อย่างเคร่งครัด การพาหน่วยงานคว้าเกณฑ์ระดับ AA (คะแนน 95 คะแนนขึ้นไป) ไม่ใช่เรื่องไกลเกินเอินแน่นอนครับ

1. ทำความเข้าใจโครงสร้าง ITA: 3 เสาหลักที่ข้าราชการใหม่ต้องเก็ต

ก่อนจะเริ่มลงมือทำเอกสาร น้องๆ ต้องเข้าใจก่อนว่า การประเมิน ITA ไม่ได้ดูแค่เอกสารบนหน้าเว็บไซต์อย่างเดียว แต่เป็นการวัดผลรอบด้านผ่าน 3 เครื่องมือหลัก ดังนี้ครับ

1.1 IIT (Internal Integrity and Transparency Assessment)

คือ แบบวัดการรับรู้ของบุคลากรภายใน ซึ่งก็คือตัวน้องๆ เอง พี่ๆ ในหน่วยงาน รวมถึงลูกจ้างและพนักงานราชการที่ทำงานมาไม่น้อยกว่า 1 ปี (ตามเกณฑ์ประเมิน) โดยสำนักงาน ป.ป.ช. จะเปิดระบบให้เข้าไปตอบแบบสำรวจความคิดเห็นเกี่ยวกับความโปร่งใส การใช้อำนาจ การใช้ทรัพย์สินของราชการ และวัฒนธรรมในองค์กร

1.2 EIT (External Integrity and Transparency Assessment)

คือ แบบวัดการรับรู้ของผู้รับบริการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก เช่น ประชาชนที่มาติดต่อทำธุระ ผู้ประกอบการที่ยื่นประมูลงาน หรือหน่วยงานอื่นที่มาติดต่อประสานงาน โดยระบบจะเก็บข้อมูลผ่านการสแกน QR Code หรือการส่งลิงก์แบบวัดการรับรู้เพื่อประเมินประสิทธิภาพการให้บริการและการสื่อสารของหน่วยงานเรา

1.3 OIT (Open Data Integrity and Transparency Assessment)

คือ การเปิดเผยข้อมูลสาธารณะผ่านหน้าเว็บไซต์หลักของหน่วยงาน ซึ่งจุดนี้แหละครับที่เป็น "งานเอกสาร" ชิ้นใหญ่ที่สุด และเป็นส่วนที่ข้าราชการใหม่มักจะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รวบรวม ตรวจสอบ และอัปโหลดไฟล์ข้อมูลลงระบบ OIT เป็นจุดที่เราสามารถควบคุมคะแนนให้ได้ 100% เต็มได้ง่ายที่สุด หากทำถูกต้องตามหลักเกณฑ์ครับ

2. เจาะลึก OIT: เทคนิคจัดทำเอกสารและนำเข้าข้อมูลให้ตรงเกณฑ์ 100%

การประเมิน OIT เปรียบเสมือนการตรวจคลังข้อมูลของหน่วยงาน ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ที่ทำให้ถูกตัดคะแนนไม่ได้เกิดจากหน่วยงานไม่มีข้อมูล แต่เกิดจาก "การจัดทำรูปแบบเอกสารไม่ถูกต้อง" หรือ "วางลิงก์ไม่ตรงจุด" ครับ เทคนิคที่น้องๆ ต้องยึดเป็นหลักปฏิบัติ มีดังนี้

2.1 ตรวจสอบช่วงเวลาของข้อมูล (Fiscal Year Baseline)

เอกสารที่นำมาเปิดเผยต้องเป็นข้อมูลของปีงบประมาณปัจจุบัน เว้นแต่บางตัวชี้วัดที่เกณฑ์อนุญาตให้ใช้ข้อมูลปีงบประมาณที่แล้วได้ เช่น รายงานผลการดำเนินงานประจำปี หากน้องๆ นำเอกสารเก่าของ 2-3 ปีที่แล้วมาใส่ไว้โดยไม่อัปเดต คณะกรรมการตรวจประเมินจะให้ 0 คะแนนในข้อนั้นทันทีครับ

2.2 รายละเอียดเนื้อหาต้องครบถ้วนตาม Checklist

สำนักงาน ป.ป.ช. จะมีคู่มือการประเมินประจำปี ซึ่งระบุไว้ชัดเจนว่าองค์ประกอบของข้อมูลในแต่ละข้อ (O1 ถึง O43 หรือตามตัวชี้วัดปีล่าสุด) ต้องประกอบด้วยอะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น:

• แผนการใช้จ่ายงบประมาณประจำปี: ต้องมีรายละเอียดวงเงิน อนุมัติโดยใคร โครงการอะไรบ้าง ไม่ใช่แนบมาแค่ตารางสรุปยอดรวมแผ่นเดียว
• คู่มือการให้บริการประชาชน: ต้องระบุขั้นตอน ระยะเวลาที่ใช้ แผนผังกระบวนการ และค่าธรรมเนียม (ถ้ามี) อย่างชัดเจน
• การจัดซื้อจัดจ้าง: ต้องมีทั้งแผนการจัดซื้อจัดจ้าง ประกาศร่าง TOR ประกาศผลการจัดซื้อจัดจ้าง และสรุปผลการจัดซื้อจัดจ้างรายเดือน (สขร.1)