ถอดรหัส 15 ศัพท์ราชการยอดฮิต ข้าราชการใหม่ต้องรู้ ทำงานคล่อง ไม่หลงทาง

ก้าวแรกในระบบราชการ ทำไมภาษาทำงานถึงเหมือนอยู่คนละโลก

ขอแสดงความยินดีกับทุกคนที่ฝ่าฟันการสอบแข่งขันจนได้ก้าวเข้ามาเป็นข้าราชการบรรจุใหม่ แต่เชื่อว่าหลายคนที่เพิ่งเริ่มนั่งโต๊ะทำงานในสัปดาห์แรก มักต้องเจอกับอาการเดดแอร์ทางภาษา เมื่อเปิดอ่านแฟ้มเสนอเรื่องแล้วพบคำศัพท์ที่ไม่เคยได้ยินในชีวิตประจำวัน หรือเวลาพี่ๆ ในกองพูดคุยประสานงานกันด้วยคำเฉพาะที่ชวนให้เกาหัว

ภาษาในระบบราชการมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวที่เน้นความกระชับ รัดกุม ชัดเจนตามสายบังคับบัญชา และมีนัยทางกฎหมายระเบียบรองรับ หากเราไม่เข้าใจความหมายที่แท้จริง อาจทำให้การสรุปเรื่องเสนอผู้บริหารผิดทิศทาง หรือประสานงานล่าช้าจนเสียงานได้ เพื่อให้การปรับตัวเข้าสู่ชีวิตราชการเป็นไปอย่างราบรื่น ผมได้คัดเลือกและถอดรหัส 15 ศัพท์ราชการยอดฮิตที่พบเจอบ่อยที่สุดในการทำงานสำนักงานจริง พร้อมอธิบายบริบทและตัวอย่างการนำไปใช้ให้เห็นภาพชัดเจน

หมวดที่ 1: คำสั่งการและการกำกับทิศทางบนแฟ้มเกษียณหนังสือ

เมื่อหนังสือราชการถูกส่งเวียนขึ้นไปตามลำดับชั้นบังคับบัญชา ตั้งแต่นักจัดการงานทั่วไป นิติกร ไปจนถึงหัวหน้าฝ่าย ผู้อำนวยการกอง จนถึงปลัดกระทรวงหรืออธิบดี คำสั่งการที่เขียนกำกับไว้ท้ายบันทึกข้อความมักใช้คำสั้นๆ แต่แฝงอำนาจหน้าที่ชัดเจน ดังนี้

1. เกษียณหนังสือ (เกษียรหนังสือ)

คำนี้ไม่ได้หมายถึงการเกษียณอายุราชการ แต่หมายถึงการเขียนข้อความสั้นๆ เพื่อแสดงความเห็น สรุปเรื่อง บันทึกสั่งการ หรือส่งเรื่องต่อไปยังผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น ซึ่งมักจะเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านล่างหรือด้านหลังของหนังสือราชการฉบับนั้นๆ โดยในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ปัจจุบันก็ยังคงใช้คำนี้ในการกดส่งแฟ้มพร้อมลงความเห็นกำกับ

2. เห็นชอบ / อนุมัติ

สองคำนี้มีความแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญในแง่ของอำนาจตามระเบียบ คำว่า เห็นชอบ คือการแสดงความเห็นพ้องตามข้อเสนอในเชิงหลักการหรือแนวคิด แต่เรื่องนั้นอาจต้องรอให้ผู้มีอำนาจตัวจริงเป็นคนสั่งการขั้นสุดท้าย ส่วนคำว่า อนุมัติ หมายถึงการสั่งการที่มีผลบังคับใช้ทันทีตามกฎหมายหรือระเบียบที่ให้อำนาจไว้ เช่น การอนุมัติเบิกจ่ายงบประมาณ การอนุมัติโครงการ ข้าราชการใหม่จึงต้องระวังการร่างข้อความให้ตรงกับอำนาจของตำแหน่งผู้ลงนาม

3. มอบ / สั่ง

มักพบในคำเกษียณของผู้บริหารระดับสูง เมื่อหนังสือส่งมาถึงหัวหน้าหน่วยงาน คำว่า มอบ มักใช้เมื่อต้องการกระจายงานให้รองหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้อำนวยการกองไปกำกับดูแลเรื่องนั้นๆ เช่น "มอบ รอง อภส. กำกับดูแล" ส่วนคำว่า สั่ง มักเป็นการชี้ชัดถึงแนวปฏิบัติที่ต้องดำเนินการทันทีโดยไม่มีข้อโต้แย้ง เช่น สั่งให้ตรวจสอบข้อเท็จจริง หรือสั่งให้นำเสนอข้อมูลเพิ่มเติมภายในระยะเวลาที่กำหนด

4. โปรดพิจารณา / โปรดทราบ

คำลงท้ายบันทึกข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาร่างเสนอขึ้นไป หากเป็นเรื่องที่ต้องการให้ผู้บริหารตัดสินใจ อนุมัติ หรือสั่งการอย่างใดอย่างหนึ่ง จะต้องใช้คำว่า จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา แต่หากเรื่องนั้นเป็นเพียงการรายงานสถานการณ์ รายงานผลการประชุม หรือแจ้งเรื่องเพื่อรับรู้โดยไม่ต้องสั่งการอะไรเพิ่มเติม จะต้องใช้คำว่า จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ การใช้ผิดอาจทำให้ผู้บริหารตั้งคำถามได้ว่าเรื่องนี้ส่งมาให้ทำอะไรกันแน่

หมวดที่ 2: ขั้นตอนการดำเนินงานและการประมวลเรื่อง

ในการขับเคลื่อนงานโครงการ หรืองานประจำตามภารกิจของกองและสำนัก จะมีคำศัพท์กระบวนการทำงานที่ถูกใช้เป็นประจำเพื่อระบุสถานะของงานนั้นๆ

5. ประมวลเรื่อง

หมายถึง กระบวนการรวบรวมข้อมูล เอกสาร ข้อกฎหมาย ข้อเท็จจริง และความเป็นมาของเรื่องนั้นๆ ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน เพื่อนำมาสังเคราะห์ เรียบเรียง และสรุปเป็นบันทึกข้อความฉบับเดียวที่อ่านเข้าใจง่าย สำหรับให้ผู้บริหารใช้ประกอบการตัดสินใจ การประมวลเรื่องถือเป็นทักษะชี้วัดความสามารถของนักวิเคราะห์นโยบายและแผน หรือนักวิชาการในสายงานต่างๆ ได้เป็นอย่างดี

6. ตั้งเรื่อง / เสนอเรื่อง

คำติดปากเมื่อหน่วยงานต้องการเริ่มต้นทำโครงการใหม่ การจัดซื้อจัดจ้าง หรือการขอจัดสรรงบประมาณ การ ตั้งเรื่อง คือการยกร่างบันทึกข้อความฉบับแรกขึ้นมาพร้อมแนบหลักการและเหตุผล เพื่อให้ผู้มีอำนาจพิจารณาให้ความเห็นชอบก่อนเริ่มดำเนินขั้นตอนต่อไป

7. แทงเรื่อง

เป็นภาษาพูดในสำนักงานที่หมายถึง การที่ผู้บังคับบัญชาเขียนสั่งการท้ายหนังสือเพื่อส่งต่องานนั้นไปยังหน่วยงานย่อย หรือเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโดยตรง เช่น "ท่านแทงเรื่องนี้มาที่ฝ่ายเรา" หมายความว่าเอกสารนั้นถูกมอบหมายมายังฝ่ายปฏิบัติการเพื่อดำเนินการต่อ

8. นำเรียน / นำกราบเรียน