คู่มือเบิกค่าเดินทางไปราชการ: สรุปเกณฑ์เบี้ยเลี้ยง-ที่พัก ฉบับข้าราชการใหม่

ก้าวแรกสู่นอกสถานที่: ทำไมข้าราชการใหม่ต้องแม่นระเบียบเดินทาง

ยินดีด้วยกับน้องๆ ข้าราชการบรรจุใหม่ทุกคนที่ผ่านสนามสอบอันเข้มข้นจนก้าวเข้ามาสู่รั้วราชการได้อย่างเต็มภาคภูมิ แต่เมื่อเริ่มต้นทำงานจริง สิ่งหนึ่งที่ทุกคนต้องเจอไม่ช้าก็เร็วคือคำสั่งมอบหมายให้ เดินทางไปปฏิบัติราชการนอกสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นการไปประชุม อบรมสัมมนา ตรวจราชการหน้างาน หรือลงพื้นที่ช่วยเหลือประชาชนในต่างจังหวัด

หลายคนมักคิดว่าการไปราชการก็แค่เก็บกระเป๋า เดินทาง ทำงานให้เสร็จ แล้วค่อยกลับมารวบรวมบิลส่งฝ่ายการเงิน แต่ความจริงแล้วเบื้องหลังของเงินทุกบาทที่เบิกจ่ายมีข้อกฎหมายกำกับอยู่อย่างเคร่งครัด หากคำนวณผิด พลาดเรื่องเวลา หรือไม่มีเอกสารอนุมัติล่วงหน้า ผลลัพธ์อาจไม่ใช่แค่เบิกเงินไม่ได้ แต่อาจเลวร้ายถึงขั้นถูกสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) หรือกลุ่มงานคลังทักท้วงจนต้อง ควักกระเป๋าตัวเองจ่ายคืนย้อนหลัง

บทความนี้ผมจะพาไปเจาะลึก พระราชกฤษฎีกาค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ และ ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ ฉบับอัปเดตที่ใช้บังคับในปัจจุบัน เพื่อให้ข้าราชการใหม่ทุกคนเข้าใจโครงสร้างสิทธิประโยชน์ของตัวเอง วางแผนการเดินทางอย่างถูกต้อง และส่งเอกสารเบิกจ่ายได้อย่างมืออาชีพ ไร้ความกังวล

หลักการคำนวณ 'ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง' นับอย่างไรไม่ให้ขาด ไม่ให้เกิน

ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง คือเงินช่วยเหลือค่าใช้จ่ายด้านอาหารและเครื่องดื่มในระหว่างที่ต้องออกไปปฏิบัติหน้าที่นอกที่ตั้งสำนักงาน โดยมีหลักเกณฑ์การคำนวณและข้อควรระวังสำคัญที่มักผิดพลาดกันบ่อยครั้ง ดังนี้

1. วิธีนับเวลาเพื่อคำนวณเบี้ยเลี้ยง

การนับเวลาไปราชการไม่ได้เริ่มนับตอนที่เราก้าวเท้าเข้าสถานที่จัดงาน แต่ระเบียบกำหนดให้ เริ่มนับตั้งแต่เวลาออกจากสถานที่อยู่หรือที่ทำงานปกติ จนกระทั่งเดินทางกลับถึงสถานที่อยู่หรือที่ทำงานปกติ แล้วแต่กรณี โดยมีเกณฑ์การตัดรอบวันดังนี้

• นับครบ 24 ชั่วโมง คิดเป็น 1 วัน (ได้รับเบี้ยเลี้ยงเต็มวัน)
• เศษของ 24 ชั่วโมง หากเกิน 12 ชั่วโมง ให้ปัดเป็น 1 วันเต็ม
• กรณีเดินทางไม่ถึง 24 ชั่วโมง แต่นับรวมได้เกิน 12 ชั่วโมง ให้ถือเป็น 1 วัน
• กรณีเดินทางไม่ถึง 24 ชั่วโมง และนับได้เกิน 6 ชั่วโมงขึ้นไป จะสามารถเบิกได้ครึ่งวัน (เฉพาะกรณีไปราชการที่ไม่ใช่การฝึกอบรมตามระเบียบเฉพาะ)

2. อัตราเบี้ยเลี้ยงเดินทางในประเทศ

สำหรับข้าราชการพลเรือนสามัญ ตำแหน่งประเภทวิชาการระดับปฏิบัติการ (แรกบรรจุ) และระดับชำนาญการ รวมถึงประเภททั่วไปในระดับปฏิบัติงานและชำนาญงาน จะใช้อัตราเบี้ยเลี้ยงแบบเหมาจ่ายตามบัญชีแนบท้ายระเบียบ ดังนี้

• ระดับปฏิบัติการ / ชำนาญการ: อัตราวันละ 240 บาท (หากคิดครึ่งวันจะได้ 120 บาท)
• ระดับชำนาญการพิเศษขึ้นไป: อัตราวันละ 270 บาท (หากคิดครึ่งวันจะได้ 135 บาท)

3. จุดตกม้าตาย: การหักเบี้ยเลี้ยงกรณีมีผู้จัดเลี้ยงอาหาร

นี่คือจุดที่ สตง. เรียกเงินคืนบ่อยที่สุด หากการเดินทางไปราชการครั้งนั้นเป็นการไปฝึกอบรม สัมมนา หรือดูงาน ซึ่งหน่วยงานผู้จัดมีบริการอาหารให้ ระเบียบกำหนดให้ต้อง หักเบี้ยเลี้ยงออกมื้อละ 1 ใน 3 ของอัตราเบี้ยเลี้ยงต่อวัน ตัวอย่างเช่น

• หากมีสิทธิเบี้ยเลี้ยงวันละ 240 บาท เท่ากับมื้อละ 80 บาท
• ถ้าผู้จัดเลี้ยงอาหารกลางวัน 1 มื้อ จะต้องหักออก 80 บาท คงเหลือเบิกได้ 160 บาท
• ถ้าผู้จัดเลี้ยงอาหารครบทั้ง 3 มื้อ (เช้า กลางวัน เย็น เช่น การอบรมในโรงแรมที่มีแพ็กเกจรวมอาหาร) วันนั้นน้องจะ ไม่มีสิทธิเบิกเบี้ยเลี้ยงเดินทางเลยแม้แต่บาทเดียว

สิทธิ 'ค่าเช่าที่พัก': เหมาจ่าย หรือ จ่ายจริง แบบไหนถูกต้อง?

การพักค้างแรมนอกพื้นที่จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีเหตุจำเป็นอันเกิดจากการปฏิบัติหน้าที่ และไม่สามารถเดินทางกลับได้ในวันเดียวกัน โดยหลักเกณฑ์ค่าเช่าที่พักแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบหลัก

1. การเบิกจ่ายแบบจ่ายจริง (Actual Expense)

ปัจจุบันกระทรวงการคลังเน้นย้ำให้ส่วนราชการใช้ระบบจ่ายจริงตามความจำเป็นและประหยัด โดยมีเพดานวงเงินควบคุมตามระดับตำแหน่ง สำหรับข้าราชการระดับปฏิบัติการและชำนาญการ มีเพดานดังนี้