คู่มือเขียนหนังสือราชการ: โครงสร้างหนังสือภายใน-ภายนอก ถูกระเบียบ ไม่โดนตีกลับ

ก้าวแรกของข้าราชการใหม่: ทำไม "งานร่างหนังสือ" ถึงเป็นฝันร้ายที่ต้องข้ามไปให้ได้

ผมเชื่อว่าข้าราชการบรรจุใหม่หลายท่าน เมื่อก้าวเท้าเข้าสู่หน่วยงานราชการ ไม่ว่าจะบรรจุในตำแหน่งนักจัดการงานทั่วไป นิติกร หรือนักวิชาการสาขาต่างๆ สิ่งหนึ่งที่คุณต้องเจออย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตการทำงานวันแรกๆ ก็คือ "การร่างหนังสือราชการ" ครับ

หลายคนเคยผ่านการเรียน การสอบภาค ก. หรือภาค ข. มาแล้ว ซึ่งมีข้อสอบเกี่ยวกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แต่พอต้องมานั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์เพื่อร่างหนังสือจริงส่งให้ผู้บังคับบัญชาเซ็น กลับพบว่า "แฟ้มเสนอเซ็น" ถูกตีกลับมาพร้อมรอยปากกาแดงเต็มหน้ากระดาษ บางคนโดนแก้ภาษา บางคนโดนติเรื่องรูปแบบ หรือร้ายที่สุดคือสื่อความหมายผิดจนงานสะดุด

ในฐานะรุ่นพี่ที่เคยผ่านจุดนั้นมาก่อน ผมขอเน้นย้ำครับว่า การเขียนหนังสือราชการไม่ใช่เรื่องของพรสวรรค์ แต่เป็นเรื่องของ "หลักการ" และ "ระเบียบวิชาการ" หากเราจับหลักโครงสร้างได้ เข้าใจตรรกะการสื่อสาร และเลือกใช้คำขึ้นต้น-คำลงท้ายได้ถูกต้อง หนังสือที่คุณร่างจะไม่เพียงแค่ผ่านง่าย ไม่โดนตีกลับเท่านั้น แต่ยังแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้ตัวคุณตั้งแต่เริ่มบรรจุอีกด้วย บทความนี้ผมจึงตั้งใจรวบรวมคัมภีร์การเขียนหนังสือราชการทั้งภายในและภายนอกมาให้คุณได้ศึกษากันแบบเจาะลึกครับ

หนังสือภายใน vs หนังสือภายนอก: ต่างกันอย่างไร และเลือกใช้ตอนไหน?

สิ่งแรกที่คุณต้องทำความเข้าใจก่อนลงมือพิมพ์ตัวอักษรแรก คือการแยกประเภทหนังสือให้ออกตามระเบียบงานสารบรรณครับ เพราะหนังสือแต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์และรูปแบบ (Form) ที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

1. หนังสือภายนอก (หนังสือครุฑใหญ่)

หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นทางการระหว่างหน่วยงาน ใช้ติดต่อระหว่างกระทรวง กรม หรือหน่วยงานรัฐต่างกระทรวง รวมถึงใช้ติดต่อกับหน่วยงานเอกชน หรือบุคคลภายนอก ลักษณะเด่นคือ ใช้กระดาษตราครุฑ (ขนาดครุฑสูง 3 เซนติเมตร) ภาษาที่ใช้จะเป็นภาษาราชการที่เป็นทางการสูงมาก มีองค์ประกอบครบถ้วนตามแบบที่ระเบียบกำหนด

2. หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ)

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการภายในกระทรวง หรือภายในหน่วยงานเดียวกัน (รวมถึงการติดต่อระหว่างสำนัก/กอง/กลุ่มงานในกรมเดียวกัน) ลักษณะเด่นคือ ใช้กระดาษแบบ "บันทึกข้อความ" (มีตราครุฑขนาดเล็ก 1.5 เซนติเมตร อยู่มุมซ้ายบน) รูปแบบจะมีความเป็นกันเองมากกว่า ลดทอนความพิธีการลง แต่ยังคงรักษาระดับภาษาราชการที่สุภาพและถูกต้องตามระเบียบไว้

เจาะลึกโครงสร้าง "หนังสือภายนอก": 3 ส่วนสำคัญที่พลาดไม่ได้

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ผมขอแบ่งโครงสร้างของหนังสือภายนอกออกเป็น 3 ส่วนหลักๆ ซึ่งผู้บริหารและหัวหน้างานจะใช้ส่วนเหล่านี้ในการตรวจเช็กงานของคุณครับ

ส่วนที่ 1: ส่วนหัวหนังสือ (Header)

ส่วนนี้คือส่วนชี้แจงที่มาและที่ไปของหนังสือ ประกอบด้วย:

• ที่: เลขรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามด้วยเลขทะเบียนหนังสือส่ง
• ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ: ระบุชื่อสถานที่ตั้งหรือชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือ
• วัน เดือน ปี: วันที่ออกหนังสือ (ระเบียบกำหนดให้ใส่เฉพาะตัวเลขวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และเลขปีพุทธศักราช เช่น ๑๕ กรกฎาคม ๒๕๖๗)
• เรื่อง: ย่อความประสงค์ใจความสำคัญที่สุดของหนังสือให้สั้น กระชับ ชัดเจน อ่านแล้วรู้ทันทีว่าเกี่ยวกับอะไร (ยาวไม่เกิน 1-2 บรรทัด)
• คำขึ้นต้น: ใช้คำให้ถูกต้องตามฐานะของผู้รับหนังสือ
• อ้างถึง (ถ้ามี): หนังสือที่เคยมีติดต่อกันก่อนหน้านี้
• สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี): เอกสารหรือสิ่งของที่แนบไปพร้อมหนังสือ ให้ระบุจำนวนและลักษณะให้ชัดเจน

ส่วนที่ 2: ส่วนเนื้อหา (Body) - หัวใจสำคัญของการสื่อสาร

เนื้อหาของหนังสือภายนอกที่ดี จะต้องจัดลำดับความคิดเป็นย่อหน้า (Paragraph) อย่างมีตรรกะ โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 3 ย่อหน้าหลัก ดังนี้:

1. ย่อหน้าแรก (ภาคเหตุ): อธิบายความเป็นมาหรือเหตุผลในการมีหนังสือไปถึงผู้รับ
   • หากเป็นการเริ่มเรื่องใหม่ ให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ด้วย..." หรือ "เนื่องด้วย..."
   • หากเป็นการอ้างถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาแล้ว ให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ตามที่... นั้น"
2. ย่อหน้าสอง (ภาคความประสงค์/ข้อพิจารณา): ชี้แจงวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการให้ผู้รับดำเนินการอย่างไร ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ในการนี้..." หรือ "ในการดังกล่าว..."
3. ย่อหน้าสุดท้าย (ภาคสรุป): สรุปความประสงค์สั้นๆ เพื่อให้ผู้รับทราบและดำเนินการตามวัตถุประสงค์ ขึ้นต้นด้วยคำว่า "จึงเรียนมาเพื่อ..."

ส่วนที่ 3: ส่วนท้ายหนังสือ (Footer)

• คำลงท้าย: ต้องสอดคล้องกับคำขึ้นต้น (เช่น คำขึ้นต้น "เรียน" คำลงท้ายต้องเป็น "ขอแสดงความนับถือ")
• ลายมือชื่อและชื่อเต็ม: ลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนาม พร้อมพิมพ์ชื่อ-นามสกุลจริงใต้ลายเซ็น และระบุตำแหน่งบริหารให้ถูกต้อง
• ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง: ระบุกลุ่มงาน/กอง โทรศัพท์ และอีเมล เพื่อให้อีกฝ่ายติดต่อกลับได้สะดวก

เจาะลึกโครงสร้าง "หนังสือภายใน" (บันทึกข้อความ): ร่างอย่างไรให้สั้น กระชับ อนุมัติไว

สำหรับการร่างบันทึกข้อความหรือหนังสือภายใน หัวใจสำคัญคือ "ความกระชับ ตรงประเด็น และชัดเจน" เพราะผู้บริหารต้องอ่านและอนุมัติหนังสือภายในจำนวนมากในแต่ละวัน

โครงสร้างของบันทึกข้อความประกอบด้วย: